Czym są e-akta i dlaczego firmy sięgają po elektroniczną dokumentację pracowniczą?

Elektronizacja dokumentacji pracowniczej, znana również jako e-akta, to proces przenoszenia papierowych akt osobowych i płacowych pracowników do postaci cyfrowej. Zastąpienie tradycyjnych segregatorów i dokumentów papierowych elektronicznymi odpowiednikami niesie ze sobą szereg korzyści dla pracodawców i zatrudnionych. Kluczowym celem tego przejścia jest usprawnienie procesów administracyjnych, zwiększenie bezpieczeństwa danych oraz ograniczenie kosztów związanych z przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją. Wprowadzenie e-akt to odpowiedź na potrzeby nowoczesnego biznesu, który stawia na efektywność i cyfryzację.

Kluczowe zmiany w przepisach dotyczących e-akt: co musi wiedzieć pracodawca?

Zmiany w prawie pracy, które umożliwiły i uregulowały wprowadzanie elektronicznej dokumentacji pracowniczej, stanowią fundament dla tego procesu. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła przepisy pozwalające na prowadzenie akt osobowych i płacowych w formie elektronicznej, pod warunkiem spełnienia określonych wymogów. Pracodawca musi zapewnić, że przechowywane elektroniczne akta pracownicze są trwałe, kompletne i zgodne z oryginałem. Istotne jest również zapewnienie bezpieczeństwa danych, co obejmuje ochronę przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy uszkodzeniem. Pracownicy mają prawo do dostępu do swoich e-akt w każdym czasie, co należy zapewnić poprzez odpowiednie narzędzia i procedury.

Wymagania techniczne i organizacyjne dla prowadzenia e-akt

Wprowadzenie systemu e-akt wymaga od pracodawcy spełnienia pewnych wymagań technicznych i organizacyjnych. Niezbędne jest posiadanie systemu informatycznego lub platformy, która umożliwi bezpieczne przechowywanie, zarządzanie i udostępnianie dokumentów. System ten powinien gwarantować integralność danych, czyli ich niezmienność od momentu wprowadzenia. Ważne jest również zapewnienie ciągłości dostępu do e-akt dla uprawnionych osób, w tym dla samych pracowników. Procedury związane z archiwizacją i usuwaniem dokumentacji muszą być zgodne z przepisami prawa. Pracodawca powinien również zadbać o szkolenie pracowników w zakresie obsługi nowego systemu i zasad związanych z elektroniczną dokumentacją.

Korzyści z elektronizacji dokumentacji pracowniczej dla firm i pracowników

Przejście na elektroniczne akta osobowe przynosi szereg wymiernych korzyści. Dla pracodawców oznacza to przede wszystkim redukcję kosztów związanych z drukiem, papierem, materiałami biurowymi oraz wynajmem powierzchni magazynowej na dokumenty papierowe. Szybki dostęp do informacji o pracownikach usprawnia procesy rekrutacyjne, kadrowe i płacowe. Zmniejszenie ryzyka zagubienia lub zniszczenia dokumentów jest kolejnym istotnym atutem. Pracownicy z kolei zyskują łatwy i szybki dostęp do swoich danych, takich jak umowy, świadectwa pracy czy paski wynagrodzeń, często poprzez dedykowany portal pracowniczy. Elektroniczna dokumentacja ułatwia także procesy związane z urlopami, wnioskami czy zmianami danych osobowych.

Jakie dokumenty wchodzą w skład e-akt?

Zakres dokumentacji objętej systemem e-akt jest szeroki i obejmuje wszystkie dokumenty, które tradycyjnie znajdowały się w papierowych aktach osobowych i płacowych. Należą do nich między innymi: umowy o pracę, aneksy, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające kwalifikacje, zaświadczenia lekarskie, wnioski urlopowe, oświadczenia pracownicze, paski wynagrodzeń, PIT-y, a także inne dokumenty dotyczące przebiegu zatrudnienia. Ważne jest, aby wszystkie te dokumenty były prawidłowo zeskanowane lub stworzone w formie cyfrowej, a następnie bezpiecznie przechowywane w systemie.

Bezpieczeństwo danych w systemie e-akt: kluczowy element przejścia na cyfryzację

Jednym z najważniejszych aspektów wdrażania elektronicznej dokumentacji pracowniczej jest zapewnienie jej bezpieczeństwa. Pracodawca ma obowiązek chronić dane osobowe pracowników przed nieuprawnionym dostępem, modyfikacją, utratą czy zniszczeniem. W praktyce oznacza to konieczność stosowania silnych haseł, szyfrowania danych, regularnego tworzenia kopii zapasowych oraz ograniczania dostępu do systemu tylko dla osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków. System zarządzania dokumentacją pracowniczą powinien być zaprojektowany tak, aby minimalizować ryzyko naruszenia bezpieczeństwa. Pracownicy powinni być informowani o zasadach bezpieczeństwa danych i swoich prawach w tym zakresie.

E-akta a RODO: jak zapewnić zgodność z przepisami o ochronie danych osobowych?

Wdrożenie e-akt musi odbywać się z pełnym poszanowaniem przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych (RODO). Oznacza to, że pracodawca musi zapewnić legalność, prawidłowość i transparentność przetwarzania danych osobowych pracowników. Kluczowe jest uzyskanie zgody pracownika na przetwarzanie jego danych w formie elektronicznej, jeśli taka zgoda jest wymagana przepisami. Należy również zapewnić pracownikom prawo do dostępu do swoich danych, ich sprostowania, a także prawo do usunięcia lub ograniczenia przetwarzania w określonych sytuacjach. Polityka prywatności firmy powinna jasno określać zasady przetwarzania danych w ramach systemu e-akt.